Un acte papier scanné n'est pas une copie authentique

La scène est ordinaire. Un organisme réclame l’acte de vente ou l’acte de donation ; on retrouve la copie papier reçue autrefois de l’office, on la passe au scanner ou on la photographie, et l’on envoie un PDF. Le destinataire l’accepte parfois, le refuse parfois, et personne ne sait très bien pourquoi. La réponse tient à la différence entre trois objets qu’on appelle tous « copie ».

Trois objets, trois valeurs

Objet	Qui l’établit	Ce qui garantit la conformité	Valeur probante
Copie authentique d’un acte notarié	le notaire	son attestation, sa signature et l’image de son sceau	réputée fiable par la loi
Copie fiable au sens du décret de 2016	toute personne, selon un procédé normé	un procédé technique qui garantit fidélité et intégrité	présumée fiable, jusqu’à preuve contraire
Scan ou photographie ordinaire	n’importe qui	rien, sinon la bonne foi de l’expéditeur	laissée à l’appréciation de celui qui la reçoit ou du juge

Le scan fait maison se situe à la dernière ligne. Il n’est pas sans valeur, mais sa valeur n’est garantie par rien.

Ce que dit le code civil

L’article 1379 du code civil, issu de la réforme de 2016 du droit des obligations, pose la règle en trois temps.

D’abord, la copie fiable a la même force probante que l’original, et sa fiabilité est laissée à l’appréciation du juge.

Ensuite, est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique. C’est le cas de la copie authentique délivrée par un notaire : la loi ne demande pas de démontrer sa fidélité.

Enfin, est présumée fiable, jusqu’à preuve du contraire, la copie résultant d’une reproduction à la fois fidèle et durable, ou d’une copie électronique conforme à des conditions fixées par décret. Ce décret est le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies.

Le scan ordinaire ne remplit pas les conditions du décret de 2016

Le décret de 2016 ne vise pas n’importe quelle numérisation. Pour qu’une copie électronique soit présumée fiable, le procédé de reproduction doit produire une copie fidèle à l’original, et son intégrité doit être attestée par une empreinte électronique qui rend détectable toute modification ultérieure. Le texte encadre aussi les conditions de conservation de la copie et la traçabilité des opérations.

Un scan réalisé chez soi, puis envoyé par courriel, ne comporte ni empreinte, ni journal, ni garantie de conservation. Il peut être parfaitement fidèle ; rien ne permet de l’établir. Le destinataire est donc libre de l’exiger sous une autre forme, et un juge apprécierait sa fiabilité au cas par cas.

Ce décret concerne d’ailleurs la reproduction de documents en général. Il ne donne à personne le pouvoir de fabriquer une copie authentique d’un acte notarié : cette qualité reste attachée à l’intervention du notaire.

Ce que fait le notaire quand il numérise

Le notaire peut délivrer une copie authentique sur support électronique d’un acte établi sur papier. Le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires, dans sa version en vigueur, organise cette opération : l’acte papier est numérisé selon un procédé qui en garantit la reproduction à l’identique, puis le notaire appose sur la copie sa signature électronique qualifiée et l’image de son sceau.

La différence avec un scan ordinaire n’est donc pas dans l’image obtenue, qui peut être identique. Elle est dans ce qui s’y ajoute :

• l’attestation de conformité par un officier public, qui engage sa responsabilité ;
• une signature qualifiée liée au contenu exact du fichier, qui rend détectable toute modification, comme l’explique la page consacrée à l’acte authentique électronique ;
• la référence à la minute, qui reste conservée à l’office.

Une copie authentique électronique d’un acte papier n’est pas un acte électronique. La minute reste le document papier, avec ses signatures manuscrites ; ce qui circule est sa reproduction certifiée.

La minute scannée ne remplace pas la minute

Une idée voisine circule : si les offices numérisent leurs archives, le papier pourrait disparaître. Ce n’est pas le cas. Les minutes des notaires sont des archives publiques au sens du code du patrimoine, et leur élimination n’est pas laissée au choix de leur détenteur. Une numérisation sert la consultation et la délivrance des copies ; elle ne transforme pas l’image en original.

L’acte né électronique est une autre catégorie : il n’a jamais eu de version papier, et c’est le fichier conservé au minutier central qui constitue la minute.

Pourquoi le scan est souvent accepté quand même

Beaucoup d’organismes se contentent d’un scan, et ils ont raison de le faire dans bien des cas. Ils ne cherchent pas une preuve contentieuse ; ils vérifient une information — une date d’acquisition, une adresse, l’identité d’un propriétaire. Le risque de falsification est alors assumé par eux, souvent compensé par d’autres vérifications.

Le refus devient fréquent quand l’enjeu augmente : dossier de financement, procédure judiciaire, démarche auprès d’une autorité étrangère, contestation entre héritiers ou associés. Dans ces situations, le destinataire exige une copie dont la conformité est garantie, et un scan ne suffit plus.

Les réflexes utiles

Demander ce que le destinataire exige réellement. Une simple information, une copie authentique, une copie exécutoire : les trois ne se remplacent pas. La page consacrée à la demande de copie d’acte décrit les circuits pour obtenir chacune.

Transmettre le fichier d’origine quand il existe. Si la copie a été reçue sous forme électronique, c’est ce fichier qu’il faut envoyer, pas son impression rescannée. Il porte la signature qui permet sa vérification.

Ne pas « améliorer » un scan. Recadrer, redresser, effacer une tache ou compresser le fichier ne pose aucun problème pour une lecture, mais achève de retirer au document toute prétention probante.

Garder l’original papier. Une copie authentique papier reçue de l’office reste un document de valeur. Le scan est une commodité de circulation, pas une raison de s’en séparer.

Ce que le scan ne permet jamais

Un dernier point, souvent mal compris : un scan ne permet pas d’obtenir une copie authentique par un autre moyen que l’office. Aucun service privé de numérisation, aucun outil de certification en ligne ne peut conférer à l’image d’un acte notarié la qualité de copie authentique. Seul le notaire dépositaire de la minute, ou celui qui en a reçu la garde, peut délivrer cette copie aux personnes qui y ont droit.

Où vérifier

Informations relevées au 14 septembre 2026.

• Légifrance : code civil, article 1379 pour la force probante des copies ; décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil ; décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires, version en vigueur, pour la délivrance de copies authentiques sur support électronique ; code du patrimoine, article L. 211-4 pour la qualification d’archives publiques.
• Conseil supérieur du notariat, sur notaires.fr, pour la présentation des copies d’actes.
• service-public.fr pour la démarche de demande de copie d’un acte notarié.

Les numéros d’articles du décret de 1971 ne sont pas cités : le texte a été renuméroté, et seule sa version en vigueur fait foi.